Členovia panelu beEU sa stretnú počas troch víkendov (24. a 25. februára, 23. a 24. marca a 20. a 21. apríla) v bruselskom paláci Egmont, kde sídli ministerstvo zahraničných vecí a kde sa bude počas predsedníctva konať viacero celoeurópskych podujatí na najvyššej úrovni.
Každý účastník občianskeho panelu sa bude môcť vyjadrovať slobodne bez ohľadu na svoj pôvod, vzdelanie alebo názory. Diskusie budú prebiehať vo francúzštine a flámčine, pričom budú k dispozícii tlmočníci. Na diskusiách s občanmi budú prítomní aj odborníci, ktorí budú poskytovať potrebné informácie pre diskutujúcich.